Ein Dokumentmanagementsystem (DMS) verwaltet unternehmensweit alle Dokumente. Es umfasst die Funktionen:

• Scannen,
• Erstellen,
• Verwalten,
• Weiterleiten,
• Ablegen,
• Archivieren,
• Suchen und
• Abrufen

von Dokumenten, wobei diese durch die Metadaten beschrieben werden.

Damit umfasst das Dokumentenmanagement nicht nur die Verarbeitung von rechnerunterstützt generierten Dokumenten, sondern bindet auch konventionell erstellte Unterlagen, wie Papierzeichnungen und Mikrofilme, mit in die parallele Bearbeitung ein. Darüber hinaus können Dokumente mit einer frei definierbaren Ordnerstruktur klassifiziert werden.